Een veelgehoorde misvatting over het gebruik van Scrum is dat het veel ‘overhead’ zou geven. Naar mijn idee is dit niet juist.
Scrum zorgt juist voor minder overhead!
Als je de events allemaal achter elkaar zet dan kun je niet ontkennen dat er best vaak overleg plaatsvind. Naast een Sprint Review, Sprint Retrospective, Sprint Planning is er ook nog de dagelijkse standup meeting van 15 minuten. Voor een sprint van twee weken komt het totaal uit op net geen 10 uur overleg. Dat is verdeeld over een sprint gemiddeld één uur overleg per dag.
Omgerekend ben je dus 12,5% van je dag kwijt aan overleg. Is dit veel?
Als je een beetje zoekt via Google dan levert dit het beeld op van een gemiddelde vergaderlast voor Nederlandse werknemers variërend tussen de 10% en 25%. Niet heel erg slecht dus. Sterker nog, menig manager zou enkel durven dromen hiervan omdat hun vergaderdruk vaak de 50% overstijgt.
Alle events in Scrum zijn timeboxed, dus korter kan ook!
Een timebox is een vaste tijd dat een activiteit mag duren. Een soort eierwekker principe. Als de wekker gaat moet je hoe dan ook stoppen waar je mee bezig bent. Anders barsten de frikadellen, wordt de aardappelen te zacht. Het klinkt heel erg intimiderend dat je voor de komende twee weken een halve dag met het team bij elkaar moet zitten om hiervoor plannen te maken. Een vergadering van vier uur klinkt heel erg lang. Maar een sprint planning sessie hoeft niet 4 uur te duren. Als je als team goed hebt gegroomed en de product owner biedt het team goede product backlog items dan kan een planningsessie heel erg snel gaan. Een van de teams die ik coach doet hun planning sessie nu in ongeveer de helft van de tijd omdat ze a) al goed op elkaar zijn ingespeeld b) de product owner de product backlog items heeft gegroomed. Is dit altijd het geval? Nee, maar daarom geeft het wel de rust dat het team de tijd heeft om er langer over te doen. Totdat de timebox voorbij is natuurlijk. Heeft het team tijd te kort om een sprint backlog vol te krijgen dan is dat jammer. Ga je dan als team de volgende dag verder met plannen? Nee hoor, niet nodig. Begin gewoon met wat je al hebt. Gedurende de sprint, als je aan die items toe bent als team kunnen ze altijd nog worden toegevoegd aan de sprint backlog.
Gebeurd dit structureel? Dan is er iets anders aan de hand. Een signaal voor de scrum master om hier aandacht aan te besteden.
Zijn de events in Scrum ook daadwerkelijk overhead?
Dat is maar de vraag. Onder overhead wordt over het algemeen verstaan het geld dat een organisatie besteed aan zichzelf in plaats van aan haar doelen. Overhead heeft een beetje een slechte bijsmaak maar elk event in scrum staat in het teken van het uiteindelijke doel. Het is de tijd voor inspectie van de planning, het product of het proces om hier vervolgens verbeteringen of aanpassingen in aan te brengen. Als zou je een daily scrum en een retrospective kunnen scharen onder overhead. Het zijn die events waar je naar jezelf kijkt als team om te kijken hoe je ervoor staat en of je wellicht aanpassingen moet doen of verbeteringen moet aanbrengen. Hoeveel overhead betekend dit voor een tweewekelijkse sprint? Nog geen 5% van je tijd ben je kwijt aan overhead! Daar zou ik mijzelf niet al te druk over maken.
Dit lijkt allemaal wel mee te vallen, wat is dan het probleem?
Helaas staat het team niet helemaal op zichzelf dus town hall meetings, bila’s etc horen er allemaal bij en dan kan het hard gaan. Soms zie je ook nog dat er veel overleg tussen (enkele) teamleden wekelijks staat ingepland. Overleg met stuurgroepen etc. Dan kan het hard gaan. Aan de scrum master de taak om het team hierin zoveel mogelijk te beschermen en te ondersteunen.
Een tip: De meeste agenda applicaties hebben een standaard duur voor afspraken ingesteld op 60 minuten. Als je even snel een afspraak wilt inplannen claim je iemand direct een heel uur. Je kunt vaak deze standaard duur aanpassen. Zet deze op 30 minuten. De meeste overleggen die je hebt kun je prima in 30 minuten afronden. Bij het inplannen van de afspraak zul je bewust hiervan moeten afwijken als je een langere afspraak nodig vind (niet heel erg vaak is mijn ervaring). Alweer een half uur gewonnen! Simpel!
